Advokatfirmaet SjødinMeling AS, org.nr. 932 193 043
Sist endret: 07.01.2024
Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet SjødinMeling AS.
Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.
- Hva personopplysninger er
Med personopplysninger menes informasjon som kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis opplysninger om navn, bosted, telefonnummer og e-postadresse. Med behandling siktes det til enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.
- Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Privatklienter
- Klienter i straffesaker
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i saker vi bistår i
- Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
- Besøkende på vår nettside
- Potensielle kandidater til stillinger
- Eiere/beboere, ansatte og styremedlemmer hos boligselskapskunder
- Abonnenter på nyhetsbrev
- Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Til dette bruker vi passinformasjon (eller informasjon fra annen gyldig legitimasjon), og vi vil også kunne gjøre oppslag i databaser. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Dersom vi kan påta oss oppdraget, registreres kontaktinformasjon, klient-/kundenavn og evt. kontaktpersoner, samt adresse, telefon, epost, nasjonalitet og i noen tilfeller fødselsnummer/D-nummer.
Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Kunnskapsforvaltning: For å videreutvikle våre tjenester og effektivisere saksbehandlingen vil vi kunne utarbeide maler basert på tidligere råd. I slike maler vil vi anonymisere personopplysninger med mindre malen utarbeides til den kunden personopplysningene er tilknyttet. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til tidligere saker når vi gir råd og i opplæringsøyemed.
Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell.
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i denne forbindelse er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.
Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
Markedsføring: Vi kan sende ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.
- Hvem vi deler personopplysninger med
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
- Lagring av personopplysninger
Vi lagrer ikke dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for det formål personopplysningene ble innsamlet for. I lagringstiden garanterer vi at personopplysningene utelukkende blir benyttet til det aktuelle formålet. Overordnet betyr dette at personopplysninger som vi behandler vil slettes når:
- Du trekker tilbake ditt samtykke, dersom samtykke var behandlingsgrunnlaget for personopplysningene
- Avtalen og de forpliktelser og rettigheter som følger av avtaleforholdet er oppfylt
- Lovgrunnlaget bestemmer det (dersom behandlingen var nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse overfor myndighetene). Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapslovgivningen.
Nedenfor følger en mer presis oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for de ulike formål.
Opptil 10 år etter avslutning av sak gjelder for:
- Privatklienter
- Klienter i straffesaker
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i saker vi bistår i
- Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
- Eiere/beboere, ansatte og styremedlemmer hos boligselskapskunder
Opptil 3 mnd. Etter søknadsfrist gjelder for:
- Potensielle kandidater til stillinger
Det kan eksplisitt bes om at søknaden kan lagres lenger.
Opptil 6 mnd. etter innsamling og 3 mnd. etter siste kontakt gjelder for:
- Abonnenter på nyhetsbrev
- Besøkende på vår nettside
- Andre potensielle kunder
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
- Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no
- Sikkerhet
Håndtering og beskyttelse av personopplysninger er viktig for oss. Derfor gjør vi det vi kan for å benytte tiltak av både teknisk og organisatorisk art for å håndtere personopplysninger på en sikker måte.
Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger.
Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) behandles bak sikrede nettverk og er kun begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi benytter oss av datasystemer med begrenset tilgang, plassert i anlegg med fysiske sikkerhetsforanstaltninger.
Vi vurderer og iverksetter til enhver tid nødvendige tiltak for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett.
I samarbeid med våre leverandører av saksbehandlingssystem, datatjenester, nettside mv. foretas løpende vurderinger for å ivareta sikkerheten omkring lagring av innsamlet informasjon.
- Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:
Advokatfirmaet SjødinMeling AS
Postboks 869, Sentrum
4004 Stavanger